Recruitmentprofessionals zetten AI steeds vaker in tijdens het wervingsproces. Van vacatureteksten en sourcing tot cv-screening en kandidaatcommunicatie. De voordelen zijn duidelijk: processen worden sneller, efficiënter en beter schaalbaar. Toch groeit tegelijkertijd een andere uitdaging. Kandidaten willen weten wanneer AI wordt gebruikt, welke gegevens worden verzameld en hoe beslissingen tot stand komen. Transparantie wordt daarmee een belangrijk onderdeel van een positieve candidate experience.

Uit recent onderzoek van de Universiteit Leiden onder ruim 4.300 werknemers en sollicitanten in Europa blijkt dat veel mensen onvoldoende inzicht hebben in hoe AI-systemen hun gegevens verwerken. Ook ervaren zij dat informatie hierover vaak onduidelijk of moeilijk vindbaar is. Voor recruiters ligt hier dus een mooie kans. Organisaties die open communiceren over hun gebruik van AI bouwen sneller vertrouwen op bij kandidaten.

Kandidaten willen begrijpen wat er gebeurt

Veel recruitmentprofessionals kijken naar AI vanuit efficiëntie. Kandidaten kijken vooral naar hoe eerlijk het proces is.

Een kandidaat die een sollicitatie instuurt, vraagt zich tegenwoordig steeds vaker af of:

• het cv door AI wordt beoordeeld;
• wie de uiteindelijke beslissing neemt;
• welke gegevens worden verzameld;
• hoe zijn of haar informatie wordt gebruikt;
• er bezwaar gemaakt kan worden tegen gebruik van AI.

Wanneer kandidaten geen antwoord krijgen op deze vragen, ontstaat onzekerheid. Dat kan leiden tot een negatieve ervaring, zelfs wanneer iemand uiteindelijk wordt aangenomen. Het is goed om je te beseffen dat transparantie dus niet alleen over wetgeving gaat, maar ook over vertrouwen.

Waarom transparantie steeds belangrijker wordt

AI speelt een steeds grotere rol binnen recruitment. Tegelijkertijd worden de systemen complexer. Kandidaten weten vaak niet meer welke onderdelen van het proces door mensen worden uitgevoerd en welke door AI-technologie.

Onderzoek van de Universiteit Leiden onder ruim 4.300 werknemers en sollicitanten in Europa laat zien dat organisaties vaak wel vormen van transparantie toepassen bij het gebruik van AI in recruitment. In de praktijk gaat het dan vooral om algemene informatie, zoals privacy statements of standaardmeldingen over dataverwerking.

Die informatie is meestal wel aanwezig, maar staat los van het sollicitatieproces zelf. Kandidaten komen er vaak pas later mee in aanraking of moeten actief op zoek naar de details. Daardoor is er formeel wel sprake van transparantie, maar blijft het voor kandidaten onduidelijk wat er precies gebeurt met hun gegevens en op welke momenten AI een rol speelt.

Het gevolg is dat kandidaten het proces niet altijd goed kunnen volgen. Ze weten vaak niet waar AI precies wordt ingezet en wat dat betekent voor hun beoordeling of selectie.

Transparantie begint al bij de vacature

Transparantie begint al bij de eerste kennismaking. Kandidaten waarderen het wanneer een organisatie vooraf duidelijk maakt dat AI wordt ingezet binnen het recruitmentproces. Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn. Een korte toelichting op de werken-bij-site of in de vacaturetekst kan al voldoende zijn.

Leg bijvoorbeeld uit:

• Waar AI voor wordt gebruikt en waarom.
• Waar AI juist niet voor wordt gebruikt en waarom.
• Dat recruiters betrokken blijven bij beslissingen. En vertel expliciet welke beslissingen dat zijn.
• Hoe persoonsgegevens en eventueel andere informatie worden verwerkt.

Hoe eerder kandidaten weten waar ze aan toe zijn, hoe groter het vertrouwen.

Maak ook duidelijk welke rol AI speelt

Een veelgemaakte fout is dat organisaties alleen melden dat ze AI gebruiken. Maar kandidaten willen vooral weten hoe AI wordt gebruikt en waarom. Wanneer een chatbot vragen beantwoordt, wordt dat meestal anders ervaren dan wanneer AI kandidaten rangschikt of selecteert. Beschrijf daarom concreet of AI bijvoorbeeld helpt bij het zoeken van kandidaten, het analyseren van sollicitaties of aanbevelingen doet aan recruiters. Hoe duidelijker je bent, hoe meer aannames je voorkomt bij de kandidaat.

Vergeet de menselijke factor niet

Een van de belangrijkste inzichten uit onderzoek naar kandidaatbeleving is dat mensen uiteindelijk contact willen met mensen. AI kan processen ondersteunen, maar mag niet het gevoel creëren dat kandidaten alleen met systemen communiceren. Gebruik je AI of automatisering in je proces, bedenk goed op welke momenten je meer inzet op persoonlijk contact. Wanneer kandidaten weten dat een persoon betrokken blijft, neemt het vertrouwen direct toe.

Van compliance naar vertrouwen, naar aantrekkelijk werkgeversmerk

Veel organisaties kijken naar transparantie vanuit wet- en regelgeving. Natuurlijk zijn de AVG en de AI Act belangrijke ontwikkelingen. Maar kandidaten beoordelen organisaties niet op juridische documenten. Zij beoordelen organisaties vooral op de ervaring die zij hebben tijdens het sollicitatieproces. Een privacyverklaring van 20  pagina’s zorgt niet automatisch voor vertrouwen. Een duidelijke uitleg tijdens het sollicitatieproces vaak wel. Wil je juist ook werken aan de aantrekkelijkheid van je werkgeversmerk? Zie transparantie dan niet als verplichting, maar als belangrijk onderdeel van het proces en de candidate experience.